La science ouverte dans les projets de recherche : la bibliothèque universitaire soutient les coordinateurs du montage des projets jusqu’à leur fin

Si les chercheurs n’anticipent pas les aspects science ouverte de leur projet dès la rédaction de leur demande de financement, différents problèmes peuvent advenir pendant la durée du projet. Soutenir les coordinateurs de projets permet de toucher un nouveau public avec lequel construire une relation durable. Ces chercheurs deviennent ainsi les meilleurs ambassadeurs de la science ouverte. Romain Féret donne un aperçu de cette offre de service déployée à l’Université de Lille et nous fait part de son expérience.

RF

Romain Féret – *Traduction d’un article publié sur le blog ZBW MediaTalk

L’Université de Lille a mis en place un service pour accompagner les chercheurs dès le début de leurs projets. Nous* avons interviewé Romain Féret, chargé de mission open access et responsable des services de gestion des données de recherche à la bibliothèque de l’Université de Lille.

Votre bibliothèque a développé un service spécifique à destination des projets de recherche. Quels sont les objectifs du service ?

Le premier objectif de notre service est d’améliorer la qualité des dossiers de demande de financement de nos chercheurs et d’accroître leur faisabilité. C’est un moyen de favoriser leurs chances d’être financé. Le deuxième objectif est d’améliorer le niveau de respect des obligations science ouverte des projets coordonnés par notre université et d’aider les coordinateurs à le faire de manière plus efficace et systématique.

Pourquoi aidez-vous les projets de recherche dès leur conception ? Quels problèmes essayez-vous de résoudre en procédant de cette manière ?

L’Agence Nationale de la Recherche (ANR) ainsi que le programme de recherche H2020 n’exigent pas des chercheurs qu’ils décrivent précisément, dès la soumission de leur demande de financement, comment ils géreront les données de leur projet. Cela a pour conséquence que les chercheurs n’anticipent pas les aspects science ouverte de leurs projets. Nous voulons aider nos chercheurs à planifier la manière dont ils vont répondre à leurs obligations science ouverte et à tenir compte de la gestion de leurs données dans leur charge de travail.

Le manque d’anticipation peut notamment causer des problèmes entre partenaires. Nous avons par exemple rencontré un chercheur impliqué dans un projet dans lequel les chercheurs collectaient des données d’enquête dans différents pays européens. Les partenaires étaient issus d’un contexte national et méthodologique différents et avaient des approches très différentes en matière de partage des données. Certains souhaitaient que toutes les données du projet soient partagées au sein du consortium, tandis que d’autres étaient réticents. Si ce sujet est abordé pendant la conception du projet, nous avons plus de temps pour éviter les incompréhensions et pour formaliser des règles collectives de gestion des données, dans l’accord de consortium par exemple. De cette manière, nous pouvons nous assurer qu’aucun chercheur ne pense que ses données sont volées par ses partenaires. Une fois que le projet a commencé, le temps est compté, la pression est plus importante et il est bien plus difficile de trouver un terrain d’entente.

Quels problèmes peuvent advenir en matière de science ouverte si des cabinets de consultant sont impliqués lors de la rédaction de la demande de subvention ?

Les cabinets de consultant apportent leur expertise lors de la rédaction des projets européens, mais il arrive aussi qu’ils participent aux projets pour assurer une partie de la coordination administrative. Ce rôle inclue souvent des taches qui relèvent de la science ouverte telles que rédiger le plan de gestion des données. Un des problèmes est qu’ils ne sont pas experts en science ouverte. Ils adoptent souvent des procédures standards sans impliquer les chercheurs ou mettre en pratique les actions prévues dans le plan de gestion des données.

J’ai en tête l’exemple d’un chercheur qui était partenaire au sein d’un projet H2020. Lors d’un entretien, je lui ai demandé s’il avait participé à la rédaction du plan de gestion des données du projet. Il ne savait pas ce que c’était. Quelques semaines plus tard, il a découvert qu’un plan avait été rédigé dans le cadre de son projet, mais il n’était pas capable de comprendre ce qui avait été écrit sur les données dont il était lui-même responsable. Cet exemple peut sembler extrême, mais je crains qu’il ne soit assez commun. Même certains coordinateurs préfèrent complètement déléguer les aspects science ouverte de leur projet à un partenaire administratif. Si nous ne voulons pas que des cabinets de consultant soient en charge des aspects science ouverte des projets européens, nous devons absolument aider nos chercheurs dès la rédaction de leur demande de subvention et tout au long de leur projet.

Quels problèmes les coordinateurs rencontrent pendant la durée du projet et comment les aidez-vous à les résoudre ?

Nous aidons les coordinateurs à améliorer le niveau de respect de leurs obligations science ouverte. La grande majorité des coordinateurs ne sont que partiellement conscients des obligations de leur financeur. Parfois ils sont convaincus qu’à cause des exigences H2020 ils sont obligés de publier en libre accès, souvent moyennant APC (article processing charge). Comme ils ne souhaitent pas payer, ils ne font pas de libre accès du tout.

Il faut aussi savoir que coordonner un projet de recherche est une tâche vraiment compliquée. Les coordinateurs ne sont pas toujours informés de ce que font leurs partenaires. Par exemple, presque tous les coordinateurs de projets que j’ai rencontrés jusqu’à présent n’étaient pas au courant de l’existence de toutes les publications mentionnant leur projet parmi les sources de financement. Pour des raisons que je ne développerai pas ici, certains chercheurs mentionnent les projets dans lesquels ils sont impliqués dans tous les articles qu’ils publient. Puisque certaines publications ont parfois un lien très mince voire pas de lien avec le projet, ils n’en informent pas le coordinateur. La difficulté est que si le chargé de projet (project officer) du projet s’aperçoit qu’une publication mentionne le projet sans être en libre accès, le coordinateur peut être mis en difficulté.

J’ai rencontré le coordinateur d’un projet H2020 qui était convaincu que seulement deux articles mentionnant le projet avaient été publiés alors que j’en avais trouvé une vingtaine. Les chercheurs ne connaissent pas les outils pour suivre les publications de leur projet ou ils n’ont pas le temps de s’en servir. Par conséquent, nous les aidons à suivre le respect de leurs obligations science ouverte d’une manière plus systématique.

Finalement, même quand les coordinateurs sont conscients que leurs partenaires ne respectent pas leurs obligations science ouverte, ils ne se sentent pas toujours la légitimité de leur demander de le faire. Ils pensent que si leurs partenaires ne le font pas ils doivent avoir une bonne raison ou ils craignent de pas savoir répondre aux questions de leurs partenaires, telles que : où dois-je archiver ma publication ? Suis-je autorisé à la diffuser en libre accès ? Désormais les coordinateurs écrivent à leurs partenaires en nous mettant en copie et nous répondons à ce type de questions.

Qu’est-ce que le service offre exactement ?

Avant la soumission des projets, nous organisons une réunion avec les coordinateurs pour échanger sur le projet. A partir de ces éléments, nous contribuons au projet. Nous aidons les coordinateurs à développer une stratégie de dissémination de leurs productions de recherche. Nous essayons aussi d’avoir une vue globale des types de données qui seront produites au cours du projet et de la manière dont elles seront gérées et possiblement diffusées. Certains chercheurs ont une approche ambitieuse pour disséminer leurs données tandis que d’autres ont une approche très restreinte. Nous nous adaptons à ce que veulent les chercheurs, en essayant de les amener à une stratégie de diffusion aussi ouverte que possible. Si nécessaire, nous échangeons avec les partenaires du projet pour s’assurer que tous les partenaires adhèrent aux principes de bonne gestion des données. Il nous arrive aussi de contribuer au self-ethics assessment lorsque des données sensibles sont gérées dans le cadre du projet.

Pour les projets en cours, nous les aidons à assurer la coordination des activités science ouverte :

  • Nous participons aux réunions de lancement des projets et/ou à d’autres réunions au cours desquelles nous pouvons informer les partenaires sur leurs obligations science ouverte ;
  • Nous répondons aux questions des coordinateurs et des partenaires ;
  • Nous répondons aux sollicitations des chargés de projets des financeurs, dont le travail est de s’assurer qu’ils respectent bien leurs diverses obligations.

Nous accompagnons aussi les chercheurs pour les aider à s’assurer que l’ensemble de leurs partenaires respectent leurs obligations science ouverte :

  • Nous configurons des alertes dans des bases de données bibliographiques (Scopus, Web of Science) afin de repérer les publications qui mentionnent le projet comme une source de financement ;
  • Nous nous assurons que toutes les publications sont bien reportées sur OpenAIRE et sur le portail du participant (le portail que la Commission Européenne met à disposition des projets de recherche pour soumettre leurs livrables et effectuer leur reporting sur l’avancement du projet) ;
  • Nous réalisons un entretien d’environ 2 heures avec le coordinateur pour échanger sur la gestion des données. Sur la base des informations collectées, nous produisons un embryon de plan de gestion des données que le coordinateur doit compléter et finaliser. Puis, nous relisons et commentons la version finale du plan de gestion des données avant qu’il ne soit envoyé au financeur ;
  • Nous faisons aussi le lien entre les coordinateurs de projets et les services de notre université tels que le service informatique ou le délégué chargé de la protection des données, ainsi qu’avec des services externes, comme des plateformes de stockage ou de diffusion des données.

Ces services ne sont offerts qu’aux projets dans lesquels les chercheurs de notre université sont coordinateurs. Nous accompagnons aussi les chercheurs qui sont partenaires dans des projets de recherche mais de manière plus limitée.

Quelles sont vos expériences jusqu’à présent ?

Nous avons plus d’expérience avec les projets en phase de montage qu’avec les projets déjà financés, puisqu’en moyenne seulement un quart des projets que nous accompagnons lors de la soumission sont financés. Les chercheurs sont souvent heureusement surpris de la manière dont la bibliothèque peut les aider à mener leurs projets. Ils apprécient d’échanger sur les aspects science ouverte de leur projet dès la phase de montage car cela rend les choses plus claires et leur permet de jouer leur rôle de coordinateur plus facilement.

Nous rencontrons régulièrement les coordinateurs des projets que nous suivons ce qui est une très bonne manière de construire une relation solide et durable. Ces chercheurs disposent généralement d’une reconnaissance académique importante dans leur champ et sont les meilleurs ambassadeurs de notre service. Notre soutien leur permet d’améliorer grandement leur niveau de respect de leurs obligations de diffusion en libre accès de leurs publications. Et surtout, les chercheurs comprennent mieux ce qui est attendu d’eux.

Quelles sont les perspectives de développement de ce service ? Quelle est votre vision ?

Actuellement, nous n’accompagnons qu’une petite partie des projets coordonnés à notre université. Nous aimerions aider un plus grand nombre de projets, si ce n’est tous. En ce moment, nous travaillons à établir différents niveaux de service que nous pourrions rendre aux coordinateurs de projets. Des services de base pourraient être proposés à l’ensemble des projets tandis que des services plus avancés ne seraient offerts qu’aux projets qui nous ont mentionné parmi les parties prenantes du projet lors de la rédaction du projet et qui ont prévu les ressources associées.

Le coût des activités de gestion des données est un enjeu crucial et il est vraiment important que les chercheurs prennent l’habitude de budgéter ce type de coûts dans leurs projets si nous souhaitons que la gestion des données de recherche soit soutenable. Beaucoup de bibliothèques universitaires travaillent sur ce sujet, comme le montre l’exemple du Forum RDM 2019 intitulé : “Costing data management”, qu’a organisé le Digital Curation Centre à Londres, en septembre 2019. De notre côté, nous sommes intéressés par la démarche mise en place à l’Université d’Utrecht, où les coordinateurs peuvent emprunter des data managers pour les aider à gérer leurs données dans le cadre de leurs projets. Je pense que ce type d’approche peut aider les coordinateurs à intégrer de bonnes pratiques de gestion des données à leur routine de travail quotidienne, au-delà de la simple rédaction d’un plan de gestion des données, qui n’est pas une fin en soi.

Quels conseils donneriez-vous à d’autres bibliothèques ?

Depuis le début de ce projet, nous avons beaucoup appris auprès des coordinateurs de projets. Pour nous, c’est important de leur demander comment ils prévoient de gérer leur projet et à jusqu’où ils sont prêts à aller en matière de science ouverte. S’ils veulent juste faire le minimum, alors nous les aidons à le faire de la manière la plus efficiente possible. Si cela les aide, nous avons des chances d’aller plus loin la prochaine fois. C’est une approche incrémentale.

Certains chercheurs sont encore réticents à parler de la manière dont ils gèrent leurs données. Commencer par parler de la diffusion en libre accès de leurs publications est un bon moyen d’engager la conversion car c’est un sujet qu’ils connaissent souvent mieux et qui est moins sensible. Et s’assurer que tous les partenaires d’un projet de plusieurs années respectent bien leur obligation de libre accès n’est pas une mince affaire. Cela peut nécessiter l’aide d’un bibliothécaire ! Une fois cela réglé, il est plus facile de parler de gestion des données.

Romain Féret (@RomainFeret N° Orcid: 0000-0002-1527-1482) est conservateur de bibliothèque à l’Université de Lille. Il est responsable des services en matière de gestion des données et chargé de mission open access.

 Plus d’information :

Merci à Romain Féret pour la traduction de son interview.

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