Une histoire de pandémie (BU Angers)

La pandémie de la Covid-19 a imposé aux bibliothèques universitaires de s’organiser pour faire face au virus et ses conséquences. Nous avons souhaité recueillir le témoignage de directeurs et directrices de BU pour savoir comment il/elle avaient appréhendé la situation lors de la rentrée de septembre. Cette semaine c’est Nathalie Clot (NC), la directrice des BU d’Angers qui a accepté de répondre à nos questions. Un grand merci à elle !

***Attention : cette interview a été réalisée avant les annonces du Président de la République le 28 octobre 2020***

Question 1 : Comment avez-vous géré dans votre établissement la crise Covid ?

NC : Trois grandes options ont été validées en conseil documentaire le 2 juillet :

  • réduire la capacité d’accueil de moitié (passer de 1000 places à 500 places dans chacune des BU)
  • limiter l’accès aux membres de la communauté universitaire (25 000 personnes)
  • mettre en place un système limitant les comportements de « monopolisation » de place et donnant une même chance à chacun (pas de quotas par niveau ou discipline, égalité d’accès).
  • Elargissement de l’offre documentaire en ligne

L’idée était, dans une situation structurellement instable, de prévoir un fonctionnement pouvant tourner sans grand changement même en cas de restrictions prévisibles « hors confinement ».

Nous nous sommes inscrits dans une consigne générale de limitation du nombre d’étudiants sur les campus, d’obligation de port du masque décidée très tôt, appuyé sur l’expertise de la direction de la prévention et sécurité pour ce qui est de l’équipement de protection individuelle et collective mais avons eu la main sur les options organisationnelles choisies.

Espace d'accueil de la BU Belle-Beille

Question 2 : Quel est le ressenti de vos équipes ?

NC : L’équipe de la BU d’Angers a été remarquable d’engagement dans un dispositif qui paraissait excessif à beaucoup. L’accompagnement de septembre nous a tous laissés épuisés, quand il fallait expliquer les règles nouvelles à plusieurs centaines d’étudiants chaque jour dans un contexte de rodage où bugs et approximations étaient très nombreux.

La prise en compte du fait que le ¼ de l’équipe a pu choisir de faire du télétravail sur une base régulière, quelle que soit sa catégorie, tout le monde ayant été équipé d’ordinateurs portables a entraîné quelques tensions du fait d’un changement de logique dans l’organisation des plannings (destiné à ce que les gens sur places ne soient pas corvéables à merci)

La qualité de cet accueil personnalisé, et du filtre d’entrée paie sur la durée : nous avons un « superviseur » ½ journée qui passe plusieurs fois par demi-journée en salle et sur 400 personnes, nous n’avons qu’une demi-dizaine de remarques à faire. Seules les salles de groupes ont dû être fermée, la régulation du port du masque dans ces environnements fermés épuisant la bonne volonté de l’équipe.

Nous n’avons eu trois heures par jour de monitorat étudiant pour aider à faire la régulation 3M (Main, masque, matériel) chaque jour et un rondier passait d’ores et déjà dans les espaces 2 fois par ½ journée.

Question 3 : Quelles ont été les réactions de vos usagers face à cette nouvelle manière de « venir à la BU » ?  Prévoyez-vous de mener une enquête usagers ?

De la résignation, de la compréhension, de la frustration, de l’adaptation. Nous refaisons désormais le plein en journée, donc nous sommes heureux d’avoir mis des régulations d’accès autre que des alternance de numéro d’étudiants ou des files d’attente.

Nous analysons chaque semaine les données de réservation pour voir comment aménager le dispositif et faisons des entretiens  individuels semi-structurés en salle et auprès des représentants étudiants élus.

Pas d’enquête massive, nos marges de manœuvre étant trop faibles pour tenir compte par des actions concrètes et rapides des mécontentements qui ne manqueront pas de s’exprimer, et qui tiennent largement à une épidémie qui nous dépasse tous un peu.

***Après l’annonce du deuxième confinement, Nathalie Clot a complété ses propos avec les informations ci-dessous.***

Le dispositif « En lieu sûr » tant dans son volet externe (acculturation depuis le 17 août des usagers aux principes et aux outils de la réservation) qu’interne (élaboration des plannings depuis septembre pour permettre à tous les membres de l’équipe de passer en télétravail de 50 à 90% du temps sans avoir à changer ni l’emploi du temps des uns et des autres ni la matrice d’attribution des plages d’accueil ) s’est révélé fort opportun après les annonces du 29 octobre dernier. Nous étions en effet prêts, alors même que les vacances scolaires n’étaient pas finies, à proposer rapidement l’ouverture sur rendez-vous autorisée sur le plan réglementaire, moyennant quelques ajustements, que nous avons pris la journée du 2 novembre pour expliquer à la partie de l’équipe ne revenant de vacances que ce jour là et mise en œuvre dès le mardi 3 novembre.
Les principaux aménagements ont été :
  • fermeture à la mi-journée pour réduire le risque pris au moment des repas sur place
  • organisation du travail des collègues en demi-journées sur place
  • organisation du télétravail (tout le monde a été équipé de postes portables en juin) et du plan d’accompagnement personnalisé
  • maintien d’horaires d’ouverture assez large 8h30-12h30-14h-20h sur un site du lundi au samedi et 8h30-12h30, 14h-21h30 du lundi au samedi et le dimanche aux horaires habituels 13h-20h, une bonne partie de nos moniteurs, recrutés en nombre un peu plus élevé cette année pour parer à ce genre d’éventualité étant restés sur Angers.

Propos recueillis par Hélène Mistretta et Geraldine Huyghe

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