Une histoire de pandémie, suite (BU Lyon 3)

Nous continuons notre tour d’horizon (partiel) des BU françaises. Cette semaine, c’est Marc Martinez (MM), directeur des BU de Lyon 3 (Université Jean Moulin) qui a accepté de répondre à nos questions.

Nous l’avons également interrogé sur les actions menées et les projets en cours au sein de l’ADBU (association des directeurs et personnels de direction des bibliothèques universitaires et de la documentation) depuis le premier confinement, en qualité de Président de l’association.

*** Cette interview a été réalisée le 20 novembre dernier, avant l’intervention télévisée du Président de la République du 24 novembre ***

Question 1 : Comment avez-vous géré dans votre établissement la crise Covid ?

MM : Contrairement à la majorité des établissements et universités, Lyon 3 a fait le choix d’une rentrée sans diminution des capacités d’accueil, notamment en BU. Les procédures de passage à la demi-jauge avaient cependant été anticipées en juillet et nous les tenions prêtes au cas (avéré en fin de compte) où la situation sanitaire entraînerait des restrictions additionnelles pour les établissements. La chose avait été étudiée en lien étroit avec les services en charge de la sécurité et du patrimoine et l’ensemble du dispositif validée par la présidence dès juillet également.

Université Jean moulin Lyon 3, le palais de l’Université – 26 Juillet 2016 / Crédits photo David Venier, U. Lyon3

Question 2 : Quel est le ressenti de vos équipes ?

MM : Sans prétendre sonder les reins et les cœurs, je dirais qu’il n’y a pas d’opposition mais des interrogations, très souvent légitimes, nées du flou qui a entouré pendant quelques jours le cadre administratif et sanitaire dans lequel nous pourrions accueillir le public. Celui-ci pour sa part joue le jeu en portant quasi systématiquement le masque et respectant les consignes. Les équipes d’accueil présentes sur les plateaux de lecture passent à intervalles réguliers vérifier le respect des gestes barrières et ne relèvent des défauts de port de masque que de loin en loin et aussitôt corrigés par les usagers.

Crédits photo : David Venier, U. Lyon3

Les deux BU concernées par le dispositif actuel sont situées au cœur des deux campus de l’université, l’un et l’autre en centre-ville et clos. Le service de sécurité de l’université gère par conséquent l’accueil périmétrique, les BU font appel à un seul personnel de sécurité privée par BU pour vérification des réservations Affluences. Il s’agit d’un redéploiement partiel des effectifs de sécurité privée précédemment employés pour l’ouverture des BU (8h30 – 22h en semaine, 9h30-17h le samedi, 10h-18h le dimanche) – sans coût additionnel donc pour le budget des BU.

Les équipes ont réagi rapidement et efficacement au changement de pied sur le régime d’accueil grâce aux procédures validées en amont ; du fait aussi de leur compréhension très claire de l’enjeu que représente le maintien des accès pour une partie du public étudiant, tout particulièrement en première année.

Question 3 : Quelles ont été les réactions de vos usagers face à cette nouvelle manière de « venir à la BU » ?

MM : Les usagers apprécient (pour celles et ceux qui nous font spontanément retour) la possibilité de pouvoir venir sur site pour travailler et utiliser la documentation imprimée. C’est une différence majeure d’avec le premier confinement durant lequel les nombreuses demandes d’accès aux locaux comme aux fonds papier avaient dû être refusées.

Prévoyez-vous de mener une enquête usagers ?

MM : Oui, en 2021 sans que le calendrier ou les modalités soient encore définis.

Question 4 : Quelles mesures avez-vous prises suite à l’annonce du deuxième confinement ?

Crédits photo : David Venier, U. Lyon3

MM : L’annonce le 28 octobre du passage à distance des cours dans les universités mais du maintien des BU ouvertes avec jauge d’accès (confirmé le 29) et réservation s’est traduit pour les BU Lyon 3 par le déploiement du dispositif de jauge prévu entre le vendredi 30 novembre et le lundi 2 décembre et l’établissement d’un planning de service public réduit (du lundi au vendredi de 9 heures à 18 heures uniquement) pour une réouverture au public le mardi 3 décembre. Le système de réservation à la place d’Affluences a été acquis et déployé sur le week-end et le lundi, en urgence. Pour donner un ordre de grandeur, les BU Lyon 3 offrent à présent 600 places sur 1725 au total à la réservation. Il n’est pas prévu pour le moment (20 novembre à l’heure où je rédige ce billet) de modifier le régime d’accueil d’ici la coupure de Noël, voire au-delà.

Nous aviserons début 2021 pour voir s’il faut le faire évoluer.

*** Questions en qualité de Président de l’ADBU ***

Question 1 : L’ADBU a tenu pendant tout le confinement un journal de bord de crise intitulé « Covid-19 : situation, France – actions des BU – academic libraries response ». Avez-vous eu des retours sur votre travail de veille ?

MM : Quelques retours individuels de collègues saluant l’initiative. À noter que le ministère a repris et signalé le journal sur son site à la rubrique « Les initiatives des acteurs du supérieur #Covid19 ».

Pourquoi avoir fait le choix d’un bulletin d’information en français et en anglais ?

MM : L’idée est de faciliter au maximum la diffusion de ces informations en direction des professionnels ou partenaires potentiels d’autres pays.

Question 2 : Dans la dernière newsletter de l’association était indiqué que l’ADBU menait une enquête auprès des directeurs membres de l’association pour mieux comprendre l’impact de la crise de la COVID-19 sur les BU. Pouvez-vous nous en dire plus ?

MM : L’enquête est en cours de dépouillement mais les premières grandes lignes, établies à partir des 68 réponses reçues, ont pu être présentées lors de l’assemblée générale (en ligne) du 9 novembre dernier.

  • sur la période mars-rentrée, la plupart des dépenses d’hygiène et de sécurité des BU liées à la Covid-19 ont été prises en charge par les établissements. Les BU ont surtout complété pour des achats d’appoint. Pas ou peu d’impact sur le budget de la BU par conséquent mais un fort impact sur le budget des établissements… La question de la répercussion en cascade de cette pression budgétaire sur les moyens des BU dès 2021 demeure entière, d’autant plus que les contraintes du second confinement représentent elles aussi un investissement additionnel à assurer.
  • le dialogue avec les gouvernances est jugé relativement bon mais 6% des répondants jugent n’avoir eu aucune relation avec la leur.
  • les directions ont constaté une hausse des demandes de télétravail d’un côté, avec des pratiques qui n’étaient en général pas ou peu mises en place pré-covid.
  • sur le versant des services aux publics, les BU ont généralisé : la mise en place de prêts illimités et la prolongation de prêts en cours d’une part ; la désignation d’une personne en charge de l’accueil du public/respect des règles sanitaires (référent Covid BU) d’autre part.
  • en matière de politique documentaire, pas de surprise là non plus avec le renforcement de l’offre de documentation électronique et la diminution des acquisitions d’imprimés par effet de vases communicants.
  • les directrices et directeurs de BU qui ont répondu à l’enquête ont jugé satisfaisantes et utiles les informations fournies par les établissements et les associations professionnelles — le jugement est plus sévère sur le silence relatif du ministère sur la période. Ressortent en particulier les recommandations absentes ou tardives ainsi que le feuilleton printanier puis estival du vademecum.
  • l’enquête fait apparaître le sentiment largement partagé que les directrices et directeurs sont devenu(e)s volens nolens des « gestionnaire de crise ».
  • elle porte également témoignage d’une fatigue généralisée (passer au débotté au travail à distance s’est révélé très complexe à mettre en place et à tenir sur la durée), fatigue qui confine dans certains cas à des formes d’épuisement, des équipes et des directions.

 Notre objectif est de présenter les résultats détaillés et synthétiques pour la fin de l’année 2020 afin de (entre autres) :

  • rendre compte des efforts des BU pour maintenir les services en temps de pandémie : auprès des membres, des partenaires et tutelles, des communautés d’enseignement et de recherche, de la presse spécialisée, du grand public enfin.
  • apporter des éléments à la réflexion sur les conséquences à moyen et long terme de la pandémie sur les services, les organisations, les projets, bâtiments etc. des BU au plans national et européen.
  • alimenter la réflexion des membres sur l’évolution au sein de leur établissement de la fonction documentaire à court et moyen terme (2020 – 2022) et favoriser les échanges sur ces problématiques au sein de l’ADBU.

Propos recueillis par Hélène Mistretta et Geraldine Huyghe

nb – L’abonnement à la newsletter de l’ADBU est ouverte à tous

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