Nous terminons notre tour d’horizon (partiel) des BU françaises en temps de pandémie aujourd’hui. Aprés Nathalie Clot et Marc Martinez, Yann Marchand (YM) directeur des BU de l’université de Nantes a accepté de répondre à nos questions. Un grand merci à lui !

Question 1 : Comment avez-vous géré dans votre établissement la crise Covid ?

YM : Nous avons adapté le Plan de Reprise d’Activité qui avait été imaginé et validé avant l’été : retour à un fonctionnement « normal » dans lequel les 3M (mètres, mains, masques) étaient omniprésents, arrêt de DistriBU, le système de click and collect nantais et réaménagement des espaces afin d’augmenter le nombre de places de travail tout en respectant scrupuleusement la distanciation sociale. Au final le SCD propose environ 2 300 places de lecture contre 3 600 normalement. Le SCD a également mobilisé des budgets importants pour développer l’offre d’e-books, via des arbitrages parfois compliqués.

Question 2 : Quel est le ressenti de vos équipes ?

YM : J’ai pris la direction du SCD en septembre, tout le travail lors du premier confinement ainsi que la préparation de la rentrée avait donc été fait par mes collègues. Et bien fait puisque la reprise de septembre s’est faite sans crise majeure. Évidemment, j’aurais préféré des directives plus claires et un cadre réglementaire plus compréhensible, je pense notamment aux problématiques médicales. Mais ce flou temporaire a rapidement été dissipé.

Le port obligatoire du masque par tous et partout a, de ce point de vue, été le bienvenu. Il était impératif de rassurer les collègues, inquiets mais profondément soucieux de remplir leurs missions de service public. Et de rassurer également les étudiants. Cela passe par un travail de sensibilisation et d’information des publics qui jouent globalement le jeu même si, ponctuellement, nous avons quelques petits récalcitrants.

Question 3 : Quelles ont été les réactions de vos usagers face à cette nouvelle manière de « venir à la BU » ?

YM : Les remontées à l’accueil, ou via Ubib, sont très positives. Ils apprécient manifestement de pouvoir venir travailler sur place et emprunter. Il y a un public d’habitués qui s’est formé. Des étudiants qui reviennent, seul ou avec leurs amis, jour après jour, aux mêmes heures et aux mêmes places. C’est assez touchant. Ils ne sont pas empêchés de venir en BU, comme lors du premier confinement, et ça change évidemment tout.

Prévoyez-vous de mener une enquête usagers ?

YM : Nous en avons parlé mi-novembre mais les faibles fréquentations et des doutes sur notre capacité à toucher les étudiants nous en ont dissuadé. Ce sera plutôt fait au printemps 2021 selon des modalités à définir.

Question 4 : Quelles mesures avez-vous prises suite à l’annonce du deuxième confinement ?

YM : J’ai d’abord éprouvé de la satisfaction, puis un peu d’angoisse. De la satisfaction en premier lieu puisque les BU ont été explicitement citées dans les textes ministériels. Ça n’avait pas été le cas lors du premier confinement et cela marque à la fois la reconnaissance de notre utilité collective, et certainement l’efficacité du lobbying, je pense ici à l’ADBU. De l’angoisse également puisque la réouverture était conditionnée à la mise en place d’un système de réservations. Pour différentes raisons, budgétaires dans une certaine mesure ou faute de vraie nécessité jusque-là, nous n’avions pas déployé Affluences ou un outil similaire.

L’université souhaitait de son côté ouvrir des salles informatiques, notamment pour les publics en situation de précarité numérique, ou les bibliothèques associées. Il fallait un peu de temps pour instruire ce dossier. Le service informatique du SCD a donc dû et su développer en 2 jours et demi chrono une application nous permettant d’ouvrir aux usagers dès le mardi suivant. Cette application est évidemment moins raffinée que d’autres produits commerciaux mais elle dispose des fonctionnalités de base : lien avec le LDAP, affichage des créneaux disponibles dans les différentes BU, génération d’une attestation, module statistiques, etc. ConfiBU restera en service jusqu’en janvier 2021. Nous passerons alors sous Affluences, solution retenue entre temps par l’université.

Nous avons choisi de ne pas pénaliser nos usagers en fermant des services ou en modifiant radicalement les horaires. Les BU ont ainsi globalement conservé leurs horaires, à l’exception du matin avec une ouverture à 9h au lieu de 8h30. La fréquentation constatée depuis étant quand même assez faible au regard des données 2019, les horaires sont encore revus à compter du 30 novembre, avec notamment une fermeture le samedi matin en BU Sciences et en BU Lettres. Nous reprendrons les horaires normaux quand les cours en présentiel reprendront.

Le SCD a également souhaité permettre aux étudiants inscrits dans d’autres universités ou écoles publiques mais confinés à Nantes ou dans la région d’accéder gratuitement aux BU, comme lecteurs extérieurs. Cela a été soutenu immédiatement par l’université et voté en CA.

Ça ne change pas grand-chose en termes de fréquentation mais les retours sont extrêmement positifs.

Coté interne, un gros chantier a été mené afin d’identifier des missions ou tâches, pouvant être effectuées à distance par les collègues, principalement magasiniers, n’ayant pas de missions télétravaillables habituellement. Une collaboration entre responsables de départements, de services et de BU, a permis de proposer des évolutions à quasiment tous les collègues concernés, à hauteur de 0,5 à 2 jours par semaine. Il y avait là un enjeu d’équité entre catégories de personnels car, s’il fallait évidemment privilégier le travail à distance, il était également hors de question de faire reposer le service public sur les seuls magasiniers, contractuels et moniteurs étudiants. Il y a eu quelques tensions, c’est évident, mais a priori l’organisation proposée donne satisfaction. Il y a maintenant devant nous un chantier de pérennisation.

Propos recueillis par Hélène Mistretta et Geraldine Huyghe

La pandémie de la Covid-19 a imposé aux bibliothèques universitaires de s’organiser pour faire face au virus et ses conséquences. Nous avons souhaité recueillir le témoignage de directeurs et directrices de BU pour savoir comment il/elle avaient appréhendé la situation lors de la rentrée de septembre. Cette semaine c’est Nathalie Clot (NC), la directrice des BU d’Angers qui a accepté de répondre à nos questions. Un grand merci à elle !

***Attention : cette interview a été réalisée avant les annonces du Président de la République le 28 octobre 2020***

Question 1 : Comment avez-vous géré dans votre établissement la crise Covid ?

NC : Trois grandes options ont été validées en conseil documentaire le 2 juillet :

• réduire la capacité d’accueil de moitié (passer de 1000 places à 500 places dans chacune des BU)
• limiter l’accès aux membres de la communauté universitaire (25 000 personnes)
• mettre en place un système limitant les comportements de « monopolisation » de place et donnant une même chance à chacun (pas de quotas par niveau ou discipline, égalité d’accès).
• Elargissement de l’offre documentaire en ligne

L’idée était, dans une situation structurellement instable, de prévoir un fonctionnement pouvant tourner sans grand changement même en cas de restrictions prévisibles « hors confinement ».

Nous nous sommes inscrits dans une consigne générale de limitation du nombre d’étudiants sur les campus, d’obligation de port du masque décidée très tôt, appuyé sur l’expertise de la direction de la prévention et sécurité pour ce qui est de l’équipement de protection individuelle et collective mais avons eu la main sur les options organisationnelles choisies.

Question 2 : Quel est le ressenti de vos équipes ?

NC : L’équipe de la BU d’Angers a été remarquable d’engagement dans un dispositif qui paraissait excessif à beaucoup. L’accompagnement de septembre nous a tous laissés épuisés, quand il fallait expliquer les règles nouvelles à plusieurs centaines d’étudiants chaque jour dans un contexte de rodage où bugs et approximations étaient très nombreux.

La prise en compte du fait que le ¼ de l’équipe a pu choisir de faire du télétravail sur une base régulière, quelle que soit sa catégorie, tout le monde ayant été équipé d’ordinateurs portables a entraîné quelques tensions du fait d’un changement de logique dans l’organisation des plannings (destiné à ce que les gens sur places ne soient pas corvéables à merci)

La qualité de cet accueil personnalisé, et du filtre d’entrée paie sur la durée : nous avons un « superviseur » ½ journée qui passe plusieurs fois par demi-journée en salle et sur 400 personnes, nous n’avons qu’une demi-dizaine de remarques à faire. Seules les salles de groupes ont dû être fermée, la régulation du port du masque dans ces environnements fermés épuisant la bonne volonté de l’équipe.

Nous n’avons eu trois heures par jour de monitorat étudiant pour aider à faire la régulation 3M (Main, masque, matériel) chaque jour et un rondier passait d’ores et déjà dans les espaces 2 fois par ½ journée.

Question 3 : Quelles ont été les réactions de vos usagers face à cette nouvelle manière de « venir à la BU » ?  Prévoyez-vous de mener une enquête usagers ?

De la résignation, de la compréhension, de la frustration, de l’adaptation. Nous refaisons désormais le plein en journée, donc nous sommes heureux d’avoir mis des régulations d’accès autre que des alternance de numéro d’étudiants ou des files d’attente.

Nous analysons chaque semaine les données de réservation pour voir comment aménager le dispositif et faisons des entretiens  individuels semi-structurés en salle et auprès des représentants étudiants élus.

Pas d’enquête massive, nos marges de manœuvre étant trop faibles pour tenir compte par des actions concrètes et rapides des mécontentements qui ne manqueront pas de s’exprimer, et qui tiennent largement à une épidémie qui nous dépasse tous un peu.

***Après l’annonce du deuxième confinement, Nathalie Clot a complété ses propos avec les informations ci-dessous.***

Le dispositif « En lieu sûr » tant dans son volet externe (acculturation depuis le 17 août des usagers aux principes et aux outils de la réservation) qu’interne (élaboration des plannings depuis septembre pour permettre à tous les membres de l’équipe de passer en télétravail de 50 à 90% du temps sans avoir à changer ni l’emploi du temps des uns et des autres ni la matrice d’attribution des plages d’accueil ) s’est révélé fort opportun après les annonces du 29 octobre dernier. Nous étions en effet prêts, alors même que les vacances scolaires n’étaient pas finies, à proposer rapidement l’ouverture sur rendez-vous autorisée sur le plan réglementaire, moyennant quelques ajustements, que nous avons pris la journée du 2 novembre pour expliquer à la partie de l’équipe ne revenant de vacances que ce jour là et mise en œuvre dès le mardi 3 novembre.

• fermeture à la mi-journée pour réduire le risque pris au moment des repas sur place
• organisation du travail des collègues en demi-journées sur place
• organisation du télétravail (tout le monde a été équipé de postes portables en juin) et du plan d’accompagnement personnalisé
• maintien d’horaires d’ouverture assez large 8h30-12h30-14h-20h sur un site du lundi au samedi et 8h30-12h30, 14h-21h30 du lundi au samedi et le dimanche aux horaires habituels 13h-20h, une bonne partie de nos moniteurs, recrutés en nombre un peu plus élevé cette année pour parer à ce genre d’éventualité étant restés sur Angers.

Propos recueillis par Hélène Mistretta et Geraldine Huyghe